چه عواملی را باید در انتخاب ساختار سازمان خود در نظر بگیرید؟

سازمانی که به‌خوبی طراحی شده باشد چگونه است؟ کار کردن در آنجا چه حسی دارد؟ چنین سازمانی چه تفاوتی با سازمان‌هایی دارد که طراحی ضعیفی دارند؟

 

طر‌ح‌ریزی بهینه سازمان در بهبود تعاملات، بهره‌وری و نوآوری کمک می‌کند. چنین طرحی باعث می‌شود افراد بتوانند در محیط کار مؤثرتر عمل کنند.

 

شیوه انجام کارها، فرایندهای تجاری، روش اشتراک اطلاعات و شیوه انگیزه دادن به کارمندان، همگی مستقیما بر خوبی یا بدی عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارند. تمام این عوامل بندهای مختلف طرح سازمانی هستند و هر بند به سهم خود در موفقیت سازمان مؤثر است.

 

حال که طراحی سازمانی این قدر مهم است، چرا اغلب این طراحی‌ها غیرمؤثر و ناکارآمد هستند. دلیلش این است که سازمان‌ها اغلب خود به خود رشد کرده‌اند بدون اینکه از آغاز طراحی معینی داشته باشند. وقتی طراحی ضعیف باشد یا وجود نداشته باشد و عنصری بیرونی روند رشد سازمان را مدیریت نکند، ساختار سازمان به‌گونه‌ای از آب در خواهد آمد که پر از انگیزه‌های غیرهمسو، شکاف در روند کارها و موانع بر سر راه ارتباطات مفید کارمندان خواهد بود.

 

اگر برنامه‌ریزی دقیقی صورت نگیرد، طرح‌ریزی سازمان اغلب به صورت ساختار سلسله‌مراتبی از آب در خواهد آمد. این ساختار در سازمان‌ها رایج است زیرا مدیران اجرایی دوست دارند کنترلگر باشند. ولی در چنین ساختاری انعطاف‌پذیری کاهش می‌یابد، منابع به هدر می‌روند و از نیروهای کلیدی و مهارت‌های آنها آن‌طور که باید استفاده نمی‌شود.

 

اگر سازمانی به‌خوبی طراحی شده باشد، در آن تعادل برقرار خواهد بود، فرایند کنترل کردن به‌جا و به‌موقع خواهد بود، انعطاف‌پذیری به‌اندازه خواهد بود، انگیزه‌ها درست خواهند بود و از افراد و سایر منابع کلیدی استفاده مفید خواهد شد.

 

در مقاله طراحی سازمانی می‌توانید انواع ساختارهای سازمانی را بخوانید و در ادامه می‌بینید که چگونه باید برای سازمان خود ساختار و طراحی مناسب را انتخاب کنید.

 

تصمیم‌گیری در مورد طراحی سازمان

با توجه به ساختارهای سازمانی متنوعی که وجود دارند، شما چگونه باید در مورد طراحی سازمانی برای کسب‌وکار خود تصمیم بگیرید؟ ساختارهای سازمانی مختلف در شرایط مختلف فواید گوناگونی دارند که هر یک با دیگری متفاوت است. آنچه مهم است این است که طراحی کلی سازمان با استراتژی کسب‌وکار شما و فضای بازاری که در آن فعالیت می‌کنید همسو باشد. در این طراحی باید ابزارهای کنترلی مناسب برای کار خود، انعطاف‌پذیری لازم، مشوق‌های درست، افراد مناسب و منابع لازم را در نظر گیرید.

 

در ادامه به عامل مهم می‌پردازیم که باید در طراحی ساختار سازمان خود به آنها توجه کنید.

 

استراتژی سازمان

طراحی سازمان باید منطبق با استراتژی باشد. اگر قرار است در سازمان شما نوآوری مهم باشد، پس ساختار سلسله‌مراتبی برای آن مناسب نیست. اما اگر استراتژی شما پایین آوردن هزینه‌ها و حجم بالای تحویل محصول است، ساختاری خشک و جدی با کنترل شدید احتمالا بهترین طراحی خواهد بود.

 

ابعاد سازمان

در طراحی باید ابعاد سازمان را نیز در نظر گرفت. تخصص‌گرایی بیش از حد ممکن است یک سازمان کوچک را فلج کند. اما در سازمان‌های بزرگ احتمالا به صرفه‌تر خواهد بود که تیم‌ها و بخش‌های تخصصی را از هم جدا کنید. در یک سازمان بزرگ به تصمیم‌گیری‌های مختلف و پیچیده نیاز است و می‌توان برخی از این فرایندهای تصمیم‌گیری را به دیگران محول کرد یا از فرایند تصمیم‌گیری تمرکززدایی کرد.

 

فضای بازار

اگر فضای بازاری که در آن مشغول هستید و شامل مشتریان، تأمین‌کنندگان، قانون‌گذاران و غیره می‌شود غیرقابل پیش‌بینی و بی‌ثبات است، باید سازمان شما به اندازه کافی منعطف باشد که به تغییرات بازار پاسخ مناسب نشان دهد.

 

سطح کنترل

آیا سطح کنترل در سازمان شما درست است؟ برخی فعالیت‌ها نیاز به کنترل ویژه دارند، مانند خدمات بیماران در بیمارستان‌ها، مراقبت از پول در بانک‌ها و نگهداری از هواپیما در شرکت‌های خدمات هوایی. در حالی که در سایر فعالیت‌ها اگر انعطاف‌پذیری بالایی وجود داشته باشد، کارایی بیشتر خواهد شد.

 

مشوق‌ها

مشوق‌ها و پاداش‌ها باید با هدف و استراتژی کسب‌وکار شما همسو باشند. اگر همسو نباشند، این خطر وجود دارد که واحدهای مستقل در سازمان شما به واحدهایی تبدیل شوند که فقط برای منافع خودشان کار می‌کنند. فرض کنید هدف یک شرکت این است که مشتریان جدیدی به دست آورد. اما تیم فروش به نگه داشتن مشتریان فعلی ترغیب می‌شوند و به این سو هدایت شده است. در نتیجه آنها به‌جای اینکه با هدف کلی کسب‌وکار همسو شوند، برای منافع خودشان کار می‌کنند.

 

برای طراحی یک سازمان باید به چیزهای بسیاری توجه کرد و ساختار سازمانی فقط یکی از آنهاست. این فهرست فقط برخی از عواملی را نشان می‌دهد که که باید در طراحی سازمان به آنها توجه کرد. در هر مرحله از رشد سازمان و با هر تغییری باید طراحی سازمانی را مورد بازنگری قرار داد و بر حسب نیازهای جدید آن را تغییر داد. این فهرست می‌تواند به شما کمک کند عوامل احتمالی را شناسایی کنید که موجب مشکلات تیمی یا عدم پیشرفت کسب‌وکار شما می‌شوند.

 

برگرفته از MindTools

 

واژه‌نامه

 

lean structure

 

ساختار ناب

 

ساختار ناب ساختاری سازمانی است که به منظور ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان با استفاده از منابع کمتر نسبت به ساختارهای سازمانی سنتی طراحی شده است. اعضای سازمانی که دارای این ساختار است، تمرکزشان بر «جریان ارزش» است که به منظور تحویل کالا و خدمات به کار گرفته می‌شود.

 

 

همکاران ما آماده پاسخگویی به سوالات شما می باشند